Quando falamos em “administrar o tempo” muitas vezes nos deparamos com problemas em gestão do tempo e performance, não é mesmo? Esses são grandes problemas quanto a cumprimento de metas e tarefas, tanto profissional como pessoal. Cronogramas e Gráficos de Gantt são boas ferramentas, se bem aplicados podem ser uma mão na roda.
O que são Cronogramas e quais são suas importâncias?
Cronogramas são agendas nas quais listamos nossas metas, tarefas e objetivos com um prazo de entregas. Nos ajudam a estipular o tempo que devemos despender em cada tarefa e enumerar por essencialidade.
Eles podem ser reunidos e discutidos pela equipe a respeito dessas questões para que a eficiência do trabalho possa ser mantida.
Os objetivos dos cronogramas são:
Enumerar as tarefas
- Determinar prazos
- Auxiliar no planejamento
- Promover a comunicação
Normalmente quando falamos sobre cronogramas hora ou outra acabamos abordando também os Diagramas Gantt, por serem muitas vezes ideal para o tipo de necessidade.
Desvantagens de não usar cronogramas
Não listar as tarefas em cronogramas pode ser bastante letal para a saúde da empresa tanto economicamente quanto produtivamente, não manter um cronograma ativo pode acarretar em diversos desajustes técnicos com a empresa e com os colaboradores.
- Queda da comunicação da equipe
- Acompanhamento inferior das etapas
- Piora da motivação
- Maior tempo gasto definindo tarefas
O que é o Gráfico Gantt?
O Gráfico de Gantt ou Diagrama de Gantt é uma técnica efetiva de acompanhar e calcular os avanços dos projetos demandados de maneira bastante intuitiva a partir de suas linhas horizontais que tem início, duração e fim.
É usado por equipes para que cada trabalhador ter conhecimento de sua etapa dentro do projeto, saber se está dentro do estimado, adiantado ou atrasado em relação ao planejamento, por esse motivo são muito usados como ferramenta de gestão de projetos, acompanhamento de compras e listas de materiais usados.
A origem
O diagrama se originou em 1896 da necessidade aproximada de acompanhamento de projetos por Karol Adamiecki, um engenheiro e professor polonês especializado em pesquisas na área da metalurgia. Entretanto, pelas suas publicações serem feitas sumariamente em polonês e russo, línguas não faladas pelos ocidentais, sua invenção não foi profundamente conhecida.
Nas décadas de 1900-10s, um engenheiro americano chamado Henry Gantt criou um diagrama muito similar ao de Karol, com algumas diferenças, mas que foi bastante divulgado e sendo evoluído por Henry, usando de ilustrações para melhor compreensão e acessibilidade para maioria dos trabalhadores. Nasce aí então o Diagrama de Gantt.
Porque os Gráficos de Gantt ainda são tão utilizado hoje em dia?
Todas as citações acima nos mostram a importância de se usar esse diagrama, é fácil de ilustrar o avanço das demandas e de ser compreendido facilmente por maioria das pessoas, esse é um grande aditivo para que ainda seja constantemente usado pelas grandes, médias e pequenas empresas.
Um bom e curioso trabalhador pode observar a qualidade e eficiência que o manejo do Gantt traz ao trabalho coletivo da empresa. Essa simples aplicabilidade é capaz de promover a Comunicação entre os postos de trabalho e suas demandas, maior acompanhamento do andamento das etapas, definição de tarefas por trabalhador, delimitação de fases e motivação pessoal!